Branża beauty to dynamicznie rozwijający się rynek, w którym profesjonalizm liczy się nie tylko w jakości usług, ale również w podejściu do formalności. Prowadząc salon kosmetyczny, makijażu lub stylizacji fryzur, warto zadbać o odpowiednie dokumenty prawne, które chronią zarówno klienta, jak i właściciela.

Dlaczego to takie ważne?

Z pozoru prosta sytuacja może zakończyć się roszczeniem, kontrolą RODO lub nawet sprawą sądową, jeśli salon nie posiada odpowiednich zgód czy regulaminu.

Ten wpis podpowie Ci, jakie dokumenty powinien mieć dobrze zabezpieczony salon beauty i dlaczego ich brak może Cię wiele kosztować.

1. Regulamin salonu

To absolutna podstawa. Regulamin powinien określać:

• zasady korzystania z usług,
• sposób umawiania i odwoływania wizyt,
• odpowiedzialność salonu,
• kwestie reklamacyjne,
• kwestie opóźnień, przedpłat i niepojawienia się klienta,
• możliwość odmowy wykonania usługi (np. ze względów zdrowotnych).

Dlaczego warto?

Bo klient, który podpisze lub zaakceptuje regulamin, mniej chętnie kieruje sprawę do sądu lub UOKiK, a Ty masz podstawę do odmowy usług w uzasadnionych przypadkach.

2. Polityka prywatności (na stronę www)

Jeśli prowadzisz stronę internetową, formularz zapisu online, rezerwacje wizyt przez Booksy, Fresha czy social media – zbierasz dane osobowe.

Zgodnie z RODO, musisz jasno poinformować:

• kto przetwarza dane i w jakim celu,
• na jakiej podstawie prawnej,
• jak długo dane będą przechowywane,
• czy dane trafiają do innych podmiotów (np. hosting, systemy rezerwacji),
• jakie prawa ma klient (np. dostęp, usunięcie, sprzeciw).

3. Dokumentacja RODO w salonie

Poza polityką prywatności potrzebujesz też:

• klauzuli informacyjnej dla klientów,
• rejestru czynności przetwarzania,
• upoważnień dla pracowników,
• wzorów zgód marketingowych, jeśli wysyłasz oferty czy SMS-y.

Brzmi skomplikowanie? Nie musi być - wystarczy raz dobrze przygotować zestaw dokumentów i wdrożyć go w swojej działalności.

4. Zgoda na przetwarzanie danych + oświadczenie o stanie zdrowia

Każdy klient, przed przystąpieniem do zabiegu lub stylizacji, powinien podpisać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, a także krótkie oświadczenie o stanie zdrowia.

Przykład: „Oświadczam, że nie jestem uczulona na stosowane kosmetyki oraz nie choruję na choroby skóry, które mogłyby wpływać na wykonanie usługi”.

To zabezpieczenie w razie reklamacji czy zarzutów, że kosmetyczka powinna „przewidzieć skutki zabiegu”.

5. Zgoda na publikację wizerunku

Wiele salonów zamieszcza zdjęcia „przed i po” na social media. Nawet jeśli klientka sama oznaczy Twój profil – bez zgody nie wolno Ci publikować jej zdjęcia.

Zgoda powinna określać:

• kto udziela zgody i komu,
• w jakim celu (np. marketing),
• na jakich polach eksploatacji (FB, IG, strona www),
• możliwość jej wycofania.

6. Dodatkowe dokumenty, które warto mieć:

• regulamin pakietów promocyjnych,
• formularze zgody na wykonanie konkretnej usługi,
• zasady reklamacji i odstąpienia od umowy (zwłaszcza przy płatnościach online),
• polityka bezpieczeństwa, jeśli zatrudniasz pracowników lub współpracowników.

Konsekwencje braku dokumentów

Brak odpowiednich dokumentów może prowadzić do:

1/ roszczeń klientów (np. po rzekomej reakcji alergicznej),

2/ kar od UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych),

3/ negatywnych opinii w sieci, które trudno będzie skutecznie zdementować.

Podsumowanie

Dokumentacja prawna salonu beauty to nie biurokracja - to Twoja tarcza ochronna. Wystarczy jeden niezadowolony klient, by stracić czas, reputację i pieniądze.

Dobrze przygotowane regulaminy, zgody i polityki to wyraz profesjonalizmu i dbałości o bezpieczeństwo - Twoje i Twoich klientów.

Jeśli potrzebujesz pakietu dokumentów, dopasowanego do Twojej działalności - zapraszam do kontaktu z kancelarią.